「しっかり確認したつもりなのに、また誤字脱字を指摘されちゃった。どうしたら見落としがなくなるのだろう」とお悩みではありませんか？
結論、誤字脱字はなくせます。見直し作業に労力をかけ、工夫を凝らせば必ず克服できますよ。
この記事では、なぜ誤字脱字をしてしまうのか、その原因と、
誤字脱字を防ぐ効果的な見直し方法をご紹介します。
目視確認と併用して便利な誤字脱字チェックツールも合わせてご紹介しますので、ぜひ最後までお読みくださいね。
なぜ誤字脱字を見落とすの？
誤字脱字を見落としてしまうのは、無意識のうちに「思い込み」で文章を読んでしまうから。
誤字が含まれた文章でも、人間の脳には前後の文脈から誤字の意味を補正して理解する働き“文脈効果”があります。
たとえば、「みさなん、こんちには！」なんて無茶苦茶な文でも何となく読めてしまうのは、文脈効果が働いているから。
過去の記憶が先入観となって「みなさん、こんにちは！」だと都合良く読んでしまうわけですね。
文脈効果は文章を読むには非常に便利な機能ですが、ことに文書を見直す場面においては、誤字脱字を見落とす原因にもなってしまいます。
ですので完成後のチェックではなんとなくではなく、文脈効果を作動させない工夫が必要です。
誤字脱字が多いと相手の信頼を失うかも？
意識次第、工夫次第で防げる誤字脱字を繰り返せば、当然印象は悪くなるでしょう。
たとえば、大きな額面の契約書面に誤字脱字が散見されたら不安に感じませんか？
「契約してほんとに大丈夫なのかな」と。
ミスが多い印象を与えてしまうと、仮に誤字脱字がない文書を提出しても「ほんとに大丈夫かな？」なんて、要らぬ心配を相手にさせてしまう可能性も。
信頼関係を保つためにも誤字脱字をなくす努力は絶対必要なのです。
誤字脱字をなくすコツ
誤字脱字をなくすポイントは「間違いがある前提で見直すこと」です。
誤字脱字をする一番の原因は「大丈夫だろう」という油断と過信だから。
なんとなく読んでしまっては文脈効果が働いてしまって、誤字を見落としかねません。
以下のチェック方法のいずれかをぜひお試しください。
- 紙に印刷してチェックする
- 声に出して読む
- 時間を置いて読む
- 校正サイト校閲サイトを使う
- 第三者に見てもらう
順に解説しますね。
紙に印刷してチェックする
印刷したもので確認した方が画面上よりも誤字脱字を見つけやすくなりますよ。
その理由をリコー経済社会研究所の河内康高氏は次のように解説されています。
“紙に印刷して読むと、人間の脳は「分析モード」に切り替わり、目に入る情報をひとつひとつ集中してチェックできるようになります。一方、画面で読むとき、脳は送られてくる映像情報をそのまま受け止めるため、脳は細かい部分を多少無視しながら、全体を把握しようとしてしまいます。細部には注意をあまり向かないので、間違いがあっても見逃してしまう確率が高くなるのです。”
マーカーで色付けしながら、確認すればなお効果的。
紙に印刷して脳を分析モードに切り替えて確認しましょう。
声に出して読む
音読すると、より誤字脱字を見つけやすくなりますから。
文章を声に出すには文字一つ一つを読み取る必要がありますよね？
声に出す分、より集中して文字を追えるのです。
黙読では無意識に読むスピードが速くなり、ついミスを読み飛ばしがちになってしまいます。
ですので、文章が完成したら一度音読してみることをおすすめします。
時間をおいて読む
完成した嬉しさで、完成直後の脳はたいてい興奮状態にあるものだからです。
時間が許せばですが、一晩寝かせると冴えた頭で確認できますよ。
そこまで時間がないならば、別の作業をしてから再度見直すとか。
時間を置き、いったん書いた文章を忘れることで、第三者的な目線で読み進められるのです。
校正サイト・校閲サイトを使う
校正サイトとは、誤字脱字を自動的に確認してくれるシステムのこと。
チェック対象の文章から一気に誤字脱字を見つけてくれるので非常に便利です。
操作はカンタン。
チェック対象の文章を入力フォームに貼り付けて、チェック開始ボタンをクリックするだけです。
とはいえ、ツールの精度の過信は禁物。
100パーセントの精度とは言い切れないからです。
あくまで目視確認の補助として使うのがおすすめ。
おすすめのサイトについては後述しますね。
第三者に見てもらう
第三者に二重チェックしてもらうことも、ミス発見には効果的です。
先入観を持たない第三者の方が圧倒的にミスを拾ってくれますから。
とはいえ、相手に負担をかける不安もありますよね？
毎度お願いしては、相手を困らせる可能性もありますので、プレゼン文書、契約文書など重要度が高いものに絞って頼むと良いでしょう。
誤字脱字チェックツール3選
この章では校正を手助けする誤字脱字チェックツールをご紹介します。
プレスリリース校正ツール
プレスリリース校正ツールはブラウザ上で自動校正する無料ツールです。
Yahoo! JAPANの「テキスト解析WebAPI」に沿った17項目に従って、校正チェックをしてくれます。
語句などは、日本新聞協会「新聞用語集」、共同通信社「記者ハンドブック」をベースにしているそう。
Enno
Ennoはあからさまな日本語エラーをチェックする無料ツールです。
検出した誤字脱字は黄色くハイライトされ、なぜ誤字として認識されたのか解説が表示されます。
誤字脱字だけでなく、文章表現の注意喚起までしてくれるのがEnnoのすごいところ。
冗長表現をよりスマートにしてくれる機能も嬉しいですね。
Wordの校閲機能
セキュリティ面でブラウザ上のチェックが不安な人は、Wordでの校閲をおすすめします。
Wordを使って執筆すれば、自動的に校正チェックが入るので文章作成と同時に校正も行えますよ。
間違いがある箇所には赤の波線もしくは青の二重線が入り誤りを指摘。
波線をクリックすると、右サイドバーに誤りの箇所と修正候補が表示されます。
誤字脱字は治らない？いや、必ず治る！（まとめ）
あなたの工夫次第で誤字脱字は治ります。
大切なのは、完成した文書を誤字脱字がある前提で見直すこと。
何となく読み進めてしまうと、誤字脱字を見落としてしまうからです。
具体的な確認方法をおさらいしましょう。
- 紙に印刷してチェックする
- 声に出して読む
- 時間を置いて読む
- 校正サイト校閲サイトを使う
- 第三者に見てもらう
いずれかあなたが実践しやすいものを選んでぜひお試しください。
これらのチェックには時間的余裕が必要です。ですので、確認作業も含めてスケジューリングをしましょう。
なお校正ソフトの比較記事は「4つの校正ソフトを比較/文章や誤字をチェックして信頼確保」にて解説しているので、参考にしてください。
この記事があなたの一助となれば幸いです。
コメント